Instituto Distrital de Deporte y Recreación

banner-comunicaciones

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN

El período 2020-2023 marca una ruptura en el manejo de la comunicación institucional en el IDER. El Plan Estratégico de Comunicaciones (PEC) formulado a inicios del 2020 fue el primero en ser adoptado por el ente descentralizado desde su creación. Fue concebido para implementarse en los siguientes cuatro años, con ajustes anuales acordes a las circunstancias y necesidades institucionales. A escasos dos meses de haber sido aprobado y adoptado por la dirección del instituto, fue necesario una primera adaptación, con motivo de la pandemia del Covid 19, que motivó a que buena parte de los programas, proyectos y actividades misionales, migraran a plataformas virtuales.

El nombre genérico inicial de Plan Estratégico de Comunicaciones, fue complementado entonces con el de «Aislamiento activo», que hacía referencia a la estrategia de mantener el desarrollo de los procesos desde el confinamiento de los ciudadanos, decretado por el Gobierno Nacional. En adelante, cada versión anual del PEC, recibió una denominación que reflejaba uno de los enfoques centrales del instituto, que se convertía en slogan corporativo.

Así, desde los inicios de superación de la pandemia en 2021, se adoptó la frase «Deporte y recreación para la transformación social», en sintonía con los propósitos consignados en el Plan de Desarrollo Salvemos Juntos a Cartagena; en 2022 se denominó «Cartagena destino deportivo», reflejando la intención del instituto de fortalecer el rescate de la infraestructura deportiva de la ciudad, y que esta se convirtiera en factor atractivo para la realización de eventos relacionados con el deporte y contribuyera al aumento de visitantes. En 2023 el PEC orientó la consigna «Conquistando victorias del presente para nuevas metas de futuro», premisa con la que se propuso dimensionar cada logro institucional, como pasos de mayor alcance para la ciudad a mediano y largo plazo.

Cada versión anual del PEC fue organizada, ajustada y sustentada ante la dirección del instituto, para luego de su aprobación ser socializada con los jefes de áreas y coordinadores de procesos, buscando la apropiación de esta y su receptividad como una guía de articulación para comunicar a nivel interno y externo las actividades del instituto.

En 2021 el equipo de comunicaciones y prensa adoptó y consignó en su plan de trabajo anual el esquema organizativo por procesos, soportado en la teoría administrativa de que «si una organización funciona como un proceso macro, ésta también puede ser definida como un conjunto de procesos que se realizan de forma simultánea y además están relacionados entre sí». En tal sentido las acciones a desarrollar por el equipo se enmarcaron en tres (3) tipos de procesos: estratégico, claves y de apoyo. Así los diferentes segmentos estratégicos y operativos fueron abordados como procesos.

No obstante, con base en orientaciones de la administración distrital y con el acompañamiento de la oficina de planeación del IDER, en 2022 se replanteó tal estructura para la implementación de la estrategia comunicacional y se definieron dos (2) procesos generales, que enmarcaron un conjunto de productos y actividades a desarrollar.

Así, durante los siguientes períodos administrativos se atendieron integralmente los aspectos estratégicos y operacionales en el siguiente orden: Proceso estratégico, que contempla lo correspondiente a la construcción discursiva, diseño y orientación de estrategias generales, estrategias sectoriales, marketing y Publicidad. La responsabilidad de este proceso quedó en cabeza del director de la oficina de comunicaciones y prensa.

Proceso de Contenidos informativos (internos y externos) que incorpora todo lo relacionado con producción de textos, producción audiovisual, comunicación digital y Diseño gráfico. Para su adecuada ejecución fueron distribuidas responsabilidades entre los profesionales que integran el equipo en el siguiente orden: Una coordinación operativa general. (Comunicadora social – periodista)| Una coordinación de producción audiovisual (Productor audiovisual) Una coordinación de la estrategia digital (Community Manager)| Y periodistas de enlaces con diferentes áreas y para comunicaciones internas.

Como mecanismo de seguimiento, evaluación, control y de mejoramiento continuo, de manera trimestral se presentan a la oficina de planeación y a la dirección general del IDER un informe de gestión en el que se revisan las fortalezas y debilidades en la ejecución del PEC. En el segundo semestre de 2023 la Oficina de Control Interno del realizó la primera auditoria al equipo de comunicaciones y prensa, desde la existencia del instituto y en su informe final valoró la estructuración del Plan Estratégico y el desempeño integral del equipo, pero formuló recomendaciones para que con acompañamiento del área de planeación, se definan metas específicas de los procesos de manera que puedan medirse porcentualmente los porcentajes de cumplimiento, bajo lineamientos que define la Función Pública.